Zvolte jednu měnu vyúčtování, například koruny. U karetních plateb použijte konečnou částku skutečně odepsanou v této měně. Hotovost převeďte podle doložené ceny směny, nebo podle kurzu, na kterém se skupina dohodla před výpočtem. Ke každému výdaji zapište plátce a účastníky, kteří ho mají sdílet. Nakonec od částky, kterou každý zaplatil, odečtěte jeho podíl na společných výdajích. Kladný výsledek znamená, že má peníze dostat, záporný že má doplatit. Částky po převodu nepočítejte jako nové výdaje podruhé.
Nejprve se dohodněte, co je společné
Před cestou stačí jedna tabulka nebo společný seznam. Zapište, zda dělíte ubytování, dopravu, společné jídlo a případné poplatky. U každé položky nemusí být stejný okruh lidí. Společný pokoj mohou platit tři, zatímco vstupenku do muzea jen dva. Pokud jeden člověk zaplatil za sebe i za ostatní, označte zvlášť plátce a jednotlivé účastníky. Počet účastníků určuje podíl, plátce určuje, komu se částka započte jako zaplacená.
- Datum a popis. Pomůže rozlišit dvě podobné účtenky ze stejného dne.
- Původní částka a měna. Usnadní kontrolu, když se později objeví jiný záznam na výpisu.
- Plátce. Člověk, z jehož karty nebo hotovosti byla položka uhrazena.
- Skupina pro dělení. Lidé, kteří mají položku platit, včetně dohodnutého poměru.
- Částka pro vyúčtování. Skutečný odpis nebo přepočet podle domluveného pravidla.
Rozpočet před cestou je jiný podklad než vyúčtování po ní. Při plánování výdajů na dovolenou si můžete udělat odhad, který zahrne i rezervu. Po návratu do společného přehledu vložte doložené výdaje a ponechte si původní odhad zvlášť. Odhad nepoužívejte jako částku, kterou někdo skutečně zaplatil.
U karty vezměte konečnou částku z výpisu
Když je doklad v eurech a výpis uvádí konečný odpis v korunách, pro společné vyúčtování lze použít korunovou částku z výpisu. Původní měnu si přesto ponechte vedle. Při kontrole hledejte dokončenou transakci a případný samostatně účtovaný poplatek. Dohodněte se, zda se poplatek týká výlučně společné položky. Pokud jeden převod sloužil více nákupům nebo i osobním výdajům, nenechte celý poplatek v jediném řádku bez vysvětlení.
Konečný odpis může záviset na podmínkách karty a na tom, kdo provedl převod. Srovnání různých služeb ukazuje, proč se směna a převod posuzují na stejných příkladech. Pro rozdělení již zaplaceného výletu ale stačí skutečně zaúčtovaná částka. Pokud se položka později vrátí nebo sníží, spojte změnu s původní účtenkou. Hodí se k tomu postup pro vratku v jiném měsíci.
U hotovosti vyberte jedno srozumitelné pravidlo
Pokud jste směnili hotovost přímo kvůli výletu, doložený celkový náklad směny vydělte skutečně získanou částkou v cizí měně. Získáte cenu jedné jednotky. Případný poplatek zahrňte pouze jednou. Pro společné výdaje použijte cenu spotřebovaných jednotek. Zbylá hotovost stále patří tomu, kdo ji pořídil, pokud jste se nedohodli na společné pokladně. Samotný výběr v bankomatu nepřidávejte ke stejné útratě jako další nákup. Stejný rozdíl popisuje zápis výběru hotovosti bez dvojího započtení.
U starší hotovosti bez dokladu se dohodněte na jednom zdroji kurzu a dni, ke kterému ho vezmete. Například lze použít zveřejněný kurz ČNB pro zvolený den jako společnou pomůcku pro vyúčtování. Výsledek takového přepočtu neříká, kolik si účtovala konkrétní banka ani za kolik byla hotovost ve skutečnosti pořízena. Pokud každý použije jiný kurz bez předchozí dohody, výsledky se nedají jednoduše porovnat.
Model tří lidí a tří společných plateb
Eva zaplatila ubytování kartou za 2 460 Kč, které se dělí mezi všechny tři. Petr zaplatil za společnou dopravu 36 eur v hotovosti. Skupina se pro tento model dohodla na přepočtu 25 Kč za euro, tedy 900 Kč. Třetí účastnice Hana zaplatila vstupné 480 Kč, které sdílí pouze s Evou. Částky i kurz jsou modelové.
Každý nese 820 Kč za ubytování a 300 Kč za dopravu. Eva a Hana navíc každá 240 Kč za vstupné. Evě vychází podíl 1 360 Kč a zaplatila 2 460 Kč, takže má dostat 1 100 Kč. Petrův podíl je 1 120 Kč a zaplatil 900 Kč, doplácí 220 Kč. Hana má podíl 1 360 Kč a zaplatila 480 Kč, doplácí 880 Kč. Součet doplatků 1 100 Kč se rovná částce, kterou má Eva dostat.
Před odesláním peněz se podívejte, že součet všech podílů odpovídá součtu výdajů. Případný rozdíl může vzniknout špatným počtem účastníků nebo tím, že se některá položka objeví dvakrát. Zaokrouhlujte až nakonec a drobný rozdíl rozdělte podle dohody. Když některá platba na výpisu ještě není konečná, označte ji jako čekající a doplňte skutečný odpis později.
Před doplatky si dejte krátké společné potvrzení
Pošlete skupině přehled výdajů a návrh doplatků současně. Každý si nejdřív ověří platby, které sám zadal. Potom se podívá na položky, na nichž se má podílet. Když některý účastník chybí u sdíleného vstupu, upravte nejprve jeho podíl. Konečný doplatek vyplyne z opraveného součtu, takže ho nemusíte měnit ručně. V přehledu účtenek zakryjte údaje z karet nebo účtů, které ke kontrole ceny nejsou potřeba.
Má-li peníze dostat více lidí, lze nejprve sepsat, kolik má kdo obdržet a kolik poslat. Pak párujte dlužné částky s příjemci. Pokud má například jeden člověk doplatit 500 Kč a dva lidé mají dostat 300 a 200 Kč, lze poslat dvě platby přímo jim. Není třeba opakovat původní platbu za jednotlivé jídlo nebo vstupenku. Když chcete použít prostředníka, domluvte se předem, kdo bude převody evidovat a kdy pošle zbytek.
U každé uhrazené částky označte datum a měnu. Pokud vyúčtování probíhá v korunách, ale někdo chce poslat eura, nejprve se domluvte, kolik korun má převod nahradit a kdo nese případné náklady na směnu. Ušetříte si nový rozdíl mezi dohodnutým doplatkem a tím, co příjemce nakonec obdrží po konečném připsání převodu na účet.
FAQ k vyúčtování ve dvou měnách
Co když každý platil kartou z účtu v jiné měně?
Dohodněte se na jediné měně výsledku a u účtů v jiné měně použijte společné pravidlo přepočtu.
Mám k odpisu z karty připočíst účtenku v eurech?
Ne. Jde o jeden nákup. Účtenka pomáhá ověřit původní částku, do součtu patří jedna hodnota.
Jak započítat společnou slevu?
Rozdělte konečnou cenu po slevě. Pokud se sleva týkala jen určitého účastníka, přiřaďte ji k jeho položce.
Co když někdo zaplatil i osobní nákup?
Rozdělte doklad na společnou a osobní část. Osobní položku ponechte mimo společný součet.
Kdy je lepší vyúčtování uzavřít?
Až jsou konečné karetní odpisy a známé vratky. Případný otevřený výdaj výslovně označte.
Co se zbylými mincemi ze společné pokladny?
Domluvte, kdo je převezme a v jaké hodnotě je zapíšete. Hodnota zbytku se má objevit jen jednou.